Workflowautomatisering

Factuurautomatisering voor een groothandel

Inkomende inkoopfacturen automatisch verwerkt, van inbox tot boekhoudpakket, met AI-herkenning en een menselijke goedkeuringsstap.

Workflowautomatisering

n8nOpenAIPythonExact Online APIDocker

Technologien8nOpenAIPythonExact Online APIDocker

De uitdaging

Facturen kwamen binnen in allerlei opmaak en formaten
Handmatig invoeren leidde tot typefouten en dubbele boekingen
Akkoorden bleven hangen in inboxen
Elke stap moest controleerbaar zijn voor de accountant

Wat we hebben opgeleverd

Mailboxkoppeling die pdf-facturen automatisch ophaalt
AI-herkenning van leverancier, bedragen, btw en vervaldatum
Controle tegen de leverancierslijst en op dubbele facturen
Goedkeuringsverzoek via e-mail of Teams met één klik akkoord
Boeking in het boekhoudpakket (Exact Online)
Foutmeldingen en een logboek van elke verwerkte factuur

Hoe we het hebben opgeleverd

We brachten eerst het bestaande proces in kaart met het financiële team en bouwden daarna de workflow in n8n, zelfgehost in de eigen omgeving van het bedrijf, zodat factuurdata nooit buiten hun controle komt. Herkenning werkt met een betrouwbaarheidsdrempel: alles wat onzeker is gaat naar een mens in plaats van direct geboekt te worden.